Datenschutz

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in diesem Portal im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

{{FIRMA}}— noch auszufüllen, {{STRASSE}}— noch auszufüllen, {{PLZ}}— noch auszufüllen {{ORT}}— noch auszufüllen
Vertreten durch: {{VERTRETUNGSBERECHTIGT}}— noch auszufüllen
E-Mail: {{EMAIL}}— noch auszufüllen

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor. Bei allen Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

Vollständige Anbieterangaben finden Sie im Impressum.

Das Portal ist kein offenes Angebot: Es wird für einen konkreten Kunden eingerichtet und ist nur nach Anmeldung erreichbar. Verarbeitet wird ausschließlich, was für die Zusammenarbeit nötig ist.

• Kontaktdaten der Ansprechpartner – Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer. Die E-Mail-Adresse ist zugleich die Anmeldekennung.
• Projektdaten – Angaben zum Projekt (Leistung, Zeitraum, Website), die Onboarding-Checkliste mit dem Status jeder Aufgabe, Kampagnen, Termine sowie Kennungen und Konto-IDs, die im Projekt gebraucht werden.
• Dokumente, Reports und Verträge – jeweils nur die Einträge, die ausdrücklich für das Portal freigegeben wurden. Dateien werden nicht in diesem Portal gespeichert, sondern als Link auf den jeweiligen Speicherort hinterlegt (siehe Abschnitt 7).
• Anmelde- und Sitzungsdaten – zu jeder Anmeldung werden Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) gespeichert, solange die Sitzung gültig ist. Das dient der Sicherheit des Zugangs (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem gegen Missbrauch abgesicherten Kundenbereich).

Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung des Vertragsverhältnisses und die Kommunikation im Projekt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen); soweit Ansprechpartner für ein Unternehmen handeln, stützt sich die Verarbeitung ihrer Kontaktdaten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Projektkommunikation).

Für die Anmeldung gibt es zwei Wege: einen zeitlich befristeten Anmeldelink per E-Mail („Magic Link“) oder ein Passwort. Der Anmeldelink ist 15 Minuten gültig und danach wertlos; er wird nicht im Klartext, sondern nur als Prüfsumme gespeichert. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert und vom Betreiber vergeben – eine Selbstregistrierung gibt es nicht.

Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es enthält ausschließlich eine zufällige Sitzungskennung und dient allein dazu, Sie über die Seiten hinweg angemeldet zu halten. Ohne dieses Cookie funktioniert der geschützte Bereich nicht. Es ist damit nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei – deshalb sehen Sie hier auch kein Cookie-Banner.

Zusätzlich merkt sich Ihr Browser Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design. Das geschieht in der lokalen Speicherung des Browsers (localStorage), nicht in einem Cookie, und diese Information wird zu keinem Zeitpunkt an den Server übertragen.

Kein Tracking, keine Analyse. Dieses Portal setzt keine Analyse-, Statistik- oder Werbewerkzeuge ein, erstellt keine Nutzungsprofile und bindet keine externen Schriftarten ein – die verwendete Schrift wird vom eigenen Server ausgeliefert. Es gibt keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling.

Das Portal läuft auf einem gemieteten Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns; Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Standort des Rechenzentrums: {{SERVERSTANDORT}}— noch auszufüllen.

Beim Abruf der Seiten fallen auf dem Server technische Verbindungsdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung). Sie sind für den Betrieb und die Absicherung des Servers erforderlich – Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sofern der Versand von Anmeldelinks per E-Mail aktiviert ist, wird dafür der Dienst Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Übermittelt werden dabei die Empfängeradresse und der Inhalt der Nachricht. Die Übermittlung in die USA wird durch die vertraglich vereinbarten Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO abgesichert.

Ist der Versand nicht aktiviert, verlässt keine E-Mail das System; Anmeldelinks werden dann ausschließlich vom Betreiber selbst weitergegeben.

Im Bereich „Docs & Links“ können Videos hinterlegt sein, die bei Loom liegen. Solange Sie eine solche Zeile nicht aufklappen, wird nichts von Loom geladen und es gehen keinerlei Daten dorthin – Sie sehen nur den Titel, der auf unserem eigenen Server liegt.

Erst wenn Sie die Zeile aufklappen, wird der Videoplayer von loom.com nachgeladen. Dabei erfährt der Anbieter (Loom, Inc., USA) Ihre IP-Adresse, technische Angaben zu Ihrem Browser und welches Video Sie öffnen; er kann in diesem Zuge auch Cookies setzen. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Das Aufklappen ist deshalb bewusst ein eigener Klick: Es gilt als Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Zeile wieder zuklappen bzw. nicht mehr öffnen. Wollen Sie ein Video ansehen, ohne dass wir dabei im Spiel sind, nutzen Sie den Pfeil am Zeilenende – er öffnet das Video direkt bei Loom. Näheres in der Datenschutzerklärung von Loom.

Dokumente, Reports und Links im Portal verweisen auf externe Speicherorte. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, stellt Ihr Browser eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter her; ab diesem Moment gelten dessen Datenschutzhinweise. Gleiches gilt für ein im Kopfbereich angezeigtes Logo, sofern es von einer externen Adresse eingebunden ist.

Wenn Sie in der Onboarding-Checkliste einen Schritt abhaken oder wieder öffnen, erhält der Betreiber darüber eine Push-Benachrichtigung. Sie enthält den Namen Ihres Unternehmens, den Titel der Aufgabe und den Namen der Liste – damit erkennbar ist, worauf reagiert werden muss. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Zustellung wird ein Push-Dienst eines Drittanbieters eingesetzt, der die Nachricht auf das Gerät des Betreibers weiterreicht und dabei die genannten Angaben verarbeitet. Der Versand erfolgt ausschließlich an den Betreiber; es findet keine Weitergabe an andere Empfänger statt.

Ihre Daten bleiben grundsätzlich bei uns. Zugriff haben darüber hinaus nur die Dienstleister, die für den Betrieb erforderlich sind:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Betrieb des Servers (Auftragsverarbeiter).
• Resend, Inc. – Versand von Anmeldelinks, sofern aktiviert (Auftragsverarbeiter).
• Anbieter des Push-Dienstes – Zustellung der Benachrichtigungen an den Betreiber.
• Loom, Inc. – nur, wenn Sie ein eingebettetes Video ausdrücklich aufklappen (siehe Abschnitt 6).

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Projekt- und Kontaktdaten speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit. Danach werden sie gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden – ausgenommen Unterlagen, die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (insbesondere Rechnungen und Buchungsbelege). Diese bewahren wir für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer auf und sperren sie für die weitere Verwendung.

• Anmeldelinks: 15 Minuten, danach ungültig.
• Sitzungsdaten einschließlich IP-Adresse und Browserkennung: bis zum Ablauf der Sitzung bzw. bis zur Abmeldung; abgelaufene Sitzungen werden gelöscht.
• Portalzugang: Der Zugang wird deaktiviert, wenn das Portal nicht mehr benötigt wird.

Sie haben uns gegenüber jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO).

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung – wie beim Aufklappen eines Loom-Videos –, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Für die Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren – insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns zuständig ist: {{AUFSICHTSBEHOERDE}}— noch auszufüllen

Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist erforderlich, um den Portalzugang einzurichten – ohne sie ist eine Anmeldung technisch nicht möglich. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht; die Zusammenarbeit kann dann jedoch nicht über dieses Portal abgewickelt werden.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die technischen Gegebenheiten oder die Rechtslage ändern – etwa wenn ein weiterer Dienst hinzukommt. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.